KiddieDesk

Bir kreşte günün her işi aynı çocuğa dokunur. Sabah kim getirdi, öğlen ne yedi, ilacını aldı mı, akşam kime teslim edildi, bu ayın ödemesi yapıldı mı. Bu kayıtlar ayrı defterlere, mesaj gruplarına ve tablolara dağıldığında biri değişince öteki haberdar olmaz. KiddieDesk, VenusSoft’un kreş ve anaokulları için geliştirdiği yönetim platformu; kayıt, günlük bakım, veli iletişimi, güvenli teslim, sağlık, mutfak ve finans aynı çocuk ve aile kaydı üzerinde çalışıyor.

Ürün üç yüzeyden oluşuyor. Okul web paneli müdürün, öğretmenin ve velinin ortak kapısı; ayrı bir veli portalı yok, kimin neyi göreceğine rolü karar veriyor. iOS ve Android uygulaması veli ile öğretmenin cebinde: veli çocuğunun gününü, menüsünü ve sağlık bildirimlerini izliyor, öğretmen yoklamayı ve günlük kayıtları sınıfın içinden tutuyor. Platformu işleten ekibin yönetim paneli ise ayrı paketleniyor; yönetim kodu bir velinin tarayıcısına hiç inmiyor.

En hassas an çocuğun teslimi, ve sistem onu ayrı bir olay olarak tutuyor. Veli, çocuğu kimin alacağını ve tahmini varış saatini uygulamadan bildirebiliyor, ama seçebileceği kişiler okulun onaylı teslim listesiyle sınırlı. Listede olmayan biri, başka bir çocuğun yetkilisi bile olsa seçilemiyor. Yetkisi onaydan önce kaldırılan kişiye görevli teslimi onaylayamıyor ve çocuk içeride kalıyor. Kapıda kart okutmak da teslim sayılmıyor: kart okuma, yoklama ve teslim ayrı kayıtlar. Teslim, çocuğu alan kişiyle teslim eden personel aynı kayıtta eşleştiğinde tamamlanıyor.

Sağlıkta da aynı ihtiyat var. Veli ilaç talebini doz, saat aralığı ve talimatla açıyor, ama talep bir uygulama emri değil: okul kabul etmeden öğretmenin günlük listesine düşmüyor. Verilen, verilmeyen ya da reddedilen her doz gerekçesi, uygulayan kişi ve gerçek saatiyle kaydediliyor ve veliye bildiriliyor. Aynı doz iki kez işaretlenemiyor; bağlantı koptuğu için tekrar gönderilen bir talep de ikinci bir talep yaratmıyor.

Mutfakta menü, çocukların alerji, intolerans ve diyet bilgisiyle karşılaştırılıyor. Alerji eşleşmesi engelliyor, intolerans uyarıyor, tercih yalnızca bilgi olarak duruyor. Alerjen bilgisi beyan edilmemiş bir malzeme güvenli sayılmıyor. Yazılım uyarıyor, ama son kontrol yine mutfaktaki kişide kalıyor.

Bir okul yazılımında en kolay gözden kaçan şey, yetkinin veri kapsamıyla aynı şey olmadığı. KiddieDesk’te aynı okuma yetkisi velide yalnızca kendi çocuğuna, öğretmende kendi sınıfına daralıyor. Kapsam dışındaki bir kayıt istendiğinde sistem «yetkiniz yok» demiyor, kayıt yokmuş gibi davranıyor; böylece başka bir çocuğun varlığı bile ele verilmiyor. Galeri paylaşımı çocuk bazında veli iznine bağlı. Her kurumun verisi veritabanı düzeyinde ayrılıyor, ve bir kullanıcı birden fazla kurumda farklı rollerle yer alabiliyor: bir okulda veli, ötekinde öğretmen.

Her okul aynı ihtiyaçla gelmiyor. Modüller okul bazında açılıp kapatılabiliyor, birbirine bağımlı olanlar birlikte yönetiliyor; servisi olmayan bir kreş servis ekranlarını hiç görmüyor. Finans tarafında sözleşme, tahakkuk, tahsilat ve veli ekstresi kuruş hassasiyetinde tutuluyor; ödeme, e-belge ve muhasebe sağlayıcıları ayrı bir adaptör katmanından bağlanacak şekilde kurgulandı.

Otomasyon ve yapay zeka işi hafifletmek için var, karar vermek için değil. Bir otomasyon kuralı devreye alınmadan önce o gün kimleri etkileyeceği önizlenebiliyor. Yapay zekanın hazırladığı taslaklar yetkili bir kişinin onayından geçmeden uygulanmıyor.